Vereinfachtes KYC für reibungslosere Kundenbeziehungen

Sowohl für Priavat- als auch für Firmenkunden gehören KYC-Prozesse („Know Your Customer“) zu den besonders herausfordernden Punkten innerhalb einer Kundenbeziehung. 

Diese von den Regulierungsbehörden geforderten Prozesse sind notwendig, um Betrug, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bekämpfen. Dennoch gibt es noch viel Raum für Verbesserungen. Und genau da liegen die Aufgaben der „KYC Transformation“-Teams bei Societe Generale.

KYC-Prozesse werden systematisch zu Beginn der Beziehung zwischen der Bank und ihren Kunden durchgeführt, zum Beispiel bei der Kontoeröffnung. Da die Bank jedoch verpflichtet ist, diese Informationen auf dem neuesten Stand zu halten, handelt es sich um einen wiederkehrenden Ablauf – sowohl für Privat- als auch für Firmenkunden.

Früher wurde die Überprüfung von Identität, Einkommen und Zugriffsberechtigung per Post oder in lokalen Zweigstellen durchgeführt, aber die Digitalisierung hat das Verfahren vereinfacht. Allerdings sind dabei auch neue Schwierigkeiten entstanden.

Klärung und Harmonisierung der Verfahren

Kunden empfinden KYC-Prozesse oft als unangenehm; sie klagen über die Vielzahl der benötigten Dokumente und die wenig nahtlose Datenübermittlung und -verarbeitung. Ganz zu schweigen von den Sicherheitsproblemen, die entstehen, wenn sensible Informationen –
 wie zum Beispiel eine Kopie des Reisepasses – über eine einfache E-Mail übermittelt werden.

Societe Generale arbeitet seit langem an einheitlichen Regeln und einer Harmonisierung der Verfahren. Die Bank hat gemeinsame Grundlagen und einheitliche Standards für alle Länder eingeführt, in denen sie tätig ist. Diese modularen Tools sind so konzipiert, dass sie ständig verbessert und kontinuierlichen Erwartungen der Kunden und Regulierungsbehörden in jedem Markt angepasst werden können.

Doch damit nicht genug. Wir arbeiten auch daran, die Erfassungs- und Überprüfungsverfahren ganz oder teilweise zu automatisieren. Dabei ist klar, dass automatisierte Systeme niemals in der Lage sein werden, sämtliche Aufgaben für alle Kunden zu übernehmen. Für die Beurteilung der komplexesten Situationen braucht es weiterhin geschulte Mitarbeiter.

So viel wie möglich automatisieren und wiederverwenden
 

“ Die Automatisierung ist nicht nur ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit sondern erlaubt auch die Weiterentwicklung der operationellen Effizienz. Eine der Herausforderungen besteht darin, die Datenerfassung als Teil eines Multi-Channel-Ansatzes durch nahtlose, transparente und unmittelbare Datenverarbeitung zu automatisieren. ”

Die Automatisierung dieses Prozesses setzt voraus, dass vorhandene Ressourcen wiederverwendet werden können, zum Beispiel indem Informationen identifiziert werden, die der Bank bereits vorliegen oder extern zugänglich sind, so dass Kunden diese nicht erneut bereitstellen müssen.

Daten zu teilen, die bereits intern verfügbar sind, ist komplexer, als es den Anschein hat. Das erfordert einen geeigneten Rechtsrahmen, damit die Vorschriften eingehalten und personenbezogene Daten geschützt werden, sowie die richtigen technischen Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten gegeben sind.

Was externe Daten betrifft, so sind je nach Land öffentliche oder private Datenbanken zugänglich, insbesondere für Unternehmen (Handelsregister, Register der wirtschaftlichen Eigentümer und ähnliches). Die Entwicklung automatischer Verbindungen zu diesen Quellen macht den Kunden das Leben leichter und verringert das Fehlerrisiko.

Sobald alle Dokumente vorliegen, werden leistungsfähige Tools zu ihrer Erkennung eingesetzt. Sie können die relevanten Daten identifizieren und extrahieren und ermöglichen eine automatisierte Überprüfung der KYC-Dokumente. Ausgefeilte Lösungen zur Betrugsbekämpfung verhindern Identitätsdiebstahl, der mithilfe von gestohlenen Dokumentenscans stattfinden kann.

Entwicklung von Informationsaustausch und Zusammenarbeit

Bei Kunden mehrerer Banken besteht eine weitere Herausforderung darin, zu verhindern, dass dieselben Informationen mehrmals an die einzelnen Bankengruppen übermittelt werden.

Zu diesem Zweck werden Möglichkeiten entwickelt, Informationen zwischen Banken auszutauschen – etwa das SWIFT KYC Registry oder Clipeum, ein Konsortium, zu dem auch Societe Generale gehört. Clipeum ermöglicht es großen Unternehmen, die mit mehreren Banken zusammenarbeiten, Informationen zu zentralisieren und bei Bedarf an Ihre Bankpartner weiterzugeben.

Die Zusammenarbeit zwischen Banken bei der Entwicklung gemeinsamer Tools hilft auch bei der Bekämpfung von Daten-Piraterie und Betrug: Mit einer einzigen Hosting- und Sharing-Plattform zur Konsolidierung wichtiger Informationen werden weniger Dokumente auf sichere Weise ausgetauscht.

Dieser Informationsaustausch – in Übereinstimmung mit gültigen Gesetzen und mit voller Transparenz für die Kunden – ist einer der vielversprechendsten Wege, die Kundenerfahrung rund um die erforderlichen KYC-Prozesse in den kommenden Jahren weiter zu vereinfachen und zu verbessern.