Améliorer la gestion de vos encaissements avec la solution de comptes virtuels : découvrez le témoignage d’ICF Habitat

Vous êtes Responsable Trésorerie et Financement chez ICF Habitat. Pouvez-vous nous en dire quelques mots ?
Anaïs MARTIN : ICF Habitat, filiale de la SNCF, propose une solution logement à ses salariés éligibles au logement social mais aussi aux autres demandeurs de logements sociaux sur tout le territoire français. ICF Habitat loge 208 000 personnes (données 2019), dont 30% de cheminots, et gère un patrimoine de près de 95 000 logements.

Pouvez-vous nous expliquer quelles étaient les attentes d’ICF Habitat ?
Anaïs MARTIN : En tant que bailleur, ICF Habitat encaisse près de 95 000 loyers chaque mois. Ces derniers sont réglés par prélèvements essentiellement, mais aussi par cartes bancaires, chèques, TIP et espèces. Pour accompagner l’évolution des usages de nos locataires qui délaissent petit à petit ces trois derniers modes de règlements au profit de moyens de paiement plus modernes, il nous semblait essentiel de pouvoir leur proposer le paiement par virement. Une condition à cela : la possibilité pour nous de pouvoir rapprocher facilement et de manière automatique les échéances de loyers avec les paiements reçus par virement de nos locataires.
Si la gestion des encaissements est relativement aisée pour les prélèvements (par essence, les débiteurs sont bien identifiés pour ce type d’opération), nous ne pouvions pas en dire autant pour les règlements par virements pour lesquels nous n’avions qu’un libellé plus ou moins explicite sur le relevé bancaire. Il pouvait donc être difficile de savoir de qui provenait un virement sans passer par une étape de recherche souvent fastidieuse et très chronophage pour nos équipes. Le paiement par virement restait donc confidentiel et nous en limitions le développement en raison de la charge de travail générée.
Notre besoin était de pouvoir identifier, raccourcir et surtout automatiser notre processus de réconciliation des loyers payés. 
 

Comment s’est déroulée la mise en place des comptes virtuels chez ICF Habitat ?
Anaïs MARTIN : Nous recherchions parmi nos partenaires bancaires quelqu’un capable de mettre en place ce mode de paiement par virement novateur dont nous avions entendu parler. Il se trouvait que Société Générale était justement en train de développer la solution VAM@SG. Nous avons choisi de faire confiance à Société Générale et avons fait partie des premiers clients pilotes. Nous avons été accompagnés tout au long du projet par notre chargé d’affaire Cash Management et une équipe d’experts très réactifs et à l’écoute.
Plus concrètement, Société Générale a mis à notre disposition une série de comptes virtuels (« VIBAN ») que nous avons ensuite attribués de manière individuelle à chacun de nos locataires. L’intégration des comptes virtuels à notre SI et l’information des locataires est une étape essentielle au bon fonctionnement.  
Nous sommes ravis de notre choix. La solution fonctionne bien, est très fiable, moins coûteuse que la carte bancaire au vu des montants de loyers encaissés et nos virements sont désormais identifiés automatiquement. Elle nous permet de répondre à une attente forte de certains de nos clients, et notamment les plus jeunes, sans générer de charge de travail supplémentaire pour nos équipes. Nous avons au total ouvert 100 000 comptes virtuels.

Jean-François HAMANT : Toute entreprise éprouvant le besoin d’automatiser ses process de réconciliation est concernée mais ICF Habitat est une illustration intéressante. Les déménagements font partie de la vie des locataires et nous pouvons y répondre de manière très flexible : les comptes virtuels peuvent être ouverts presque instantanément après l’arrivée de nouveaux locataires, puis fermés à nouveau lorsqu’ils ne sont plus utilisés.
Le coût modéré de mise en œuvre et de fonctionnement ainsi que la meilleure productivité des services comptables et de trésorerie en fait une solution tout à fait pertinente pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion de trésorerie.
J’ajoute que les fichiers de VIBANs peuvent être échangés via les canaux de télétransmission sécurisés que sont : EBICS TS, SFTP ou SwifNet fileAct. Société Générale offre, de plus, la possibilité de personnaliser le libellé des comptes virtuels en fonction des besoins de l’entreprise.

Quel impact pour le travail quotidien des équipes percevez-vous depuis la mise en place de la solution VAM@SG ? 
Anaïs MARTIN : Les améliorations sont tangibles et ceci à plusieurs niveaux. Tout d’abord, en termes de gains opérationnels. La réconciliation automatique de nos règlements par virement réduit considérablement le travail des équipes comptables et des personnels d’agence qui étaient sollicités en cas de doute puisque les paiements reçus et les factures émises sont rapprochés automatiquement et immédiatement dans notre ERP. Le temps libéré permet aux équipes de se concentrer sur d’autres missions à valeur ajoutée. 
Par ailleurs, nous avions mis en place cette solution quelques mois avant le confinement et elle a montré son utilité. Alors que toutes nos agences et loges de gardiens fermaient et que le courrier circulait au ralenti dans le pays, nous avons incité nos clients à se tourner vers les modes de paiement digitaux, dont le virement identifié bien sûr, ce qui a clairement permis de limiter l’impact sur notre trésorerie.

Pour finir, comment envisagez-vous la suite de votre collaboration ?
Anaïs MARTIN : Les modes de paiement évoluent plus vite que jamais. Il nous semble très important d’innover sans cesse pour rester en phase avec ce que nos locataires peuvent attendre de nous. Nous sommes très intéressés par la possibilité pour eux de pouvoir régler leur loyer en utilisant le paiement instantané. Nous souhaiterions étendre la solution VAM@SG au règlement par paiement instantané. Puisqu’elle s’est très bien passée jusqu’ici, nous sommes prêts à poursuivre plus avant encore notre collaboration avec Société Générale en étant pilote sur le projet. 

Jean-François HAMANT : Oui, nos équipes sont actuellement mobilisées sur le sujet des paiements instantanés reçus. Nous devrions pouvoir offrir la possibilité d’intégrer les paiements instantanés à la solution VAM@SG au premier trimestre 2021. Nous allons également développer la solution pour y intégrer le moyen de paiement « Request to Pay ». Nous voulons en effet adapter l’offre aux évolutions du monde des paiements pour répondre au mieux aux problématiques de nos clients.